Krajowy System e‑Faktur (KSeF) to obowiązkowy system wystawiania i odbierania faktur elektronicznych w Polsce. Poniższy poradnik w prosty i uporządkowany sposób wyjaśnia, czym jest KSeF, kogo dotyczy, od kiedy będzie obowiązkowy oraz jak bezpiecznie i sprawnie wdrożyć go w firmie. Tekst przygotowany został z myślą o klientach biura rachunkowego.
1. Czym jest KSeF?
KSeF (Krajowy System e‑Faktur) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie, przesyłanie oraz archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych w jednym systemie. Faktury mają jednolity format XML i po wysłaniu do KSeF otrzymują unikalny numer identyfikacyjny.
2. Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek korzystania z KSeF wprowadzany jest etapami, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa:
• od 1 lutego 2026 r. – duże przedsiębiorstwa, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł
• od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali podatnicy VAT, niezależnie od formy prowadzenia działalności – zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT (z wyłączeniem najmniejszych).
• od 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł
3. Jakie faktury obejmuje KSeF?
KSeF obejmuje przede wszystkim faktury VAT wystawiane w relacjach między przedsiębiorcami (B2B) oraz na rzecz instytucji publicznych (B2G). Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) nie podlegają obowiązkowi KSeF.
4. Korzyści z korzystania z KSeF
Wprowadzenie KSeF niesie ze sobą wiele praktycznych korzyści:
• brak konieczności przechowywania papierowych faktur i plików PDF
• automatyczna archiwizacja dokumentów w systemie
• większe bezpieczeństwo i spójność danych
5. Jak wdrożyć KSeF w firmie?
Wdrożenie KSeF w większości przypadków nie wymaga zmiany codziennego sposobu pracy. Aby rozpocząć korzystanie z systemu, należy wykonać kilka prostych kroków:
1) Uzyskanie dostępu do KSeF
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą zalogować się do systemu za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. W przypadku spółek i innych podmiotów konieczne jest wyznaczenie osoby uprawnionej oraz złożenie formularza ZAW‑FA we właściwym urzędzie skarbowym.
2) Wygenerowanie certyfikatu KSeF
Certyfikat KSeF stanowi klucz dostępu do systemu. Generuje się go w aplikacji Ministerstwa Finansów i jest on niezbędny do integracji oprogramowania księgowego z KSeF.
3) Integracja KSeF z programem do fakturowania
Po połączeniu KSeF z używanym systemem fakturowym przedsiębiorca może wystawiać faktury w swoim dotychczasowym programie, a dokumenty będą automatycznie przesyłane do KSeF bez dodatkowych czynności.
